Los cambios son difíciles, pero en ocasiones no hay otra opción que afrontarlos. Si se trata de cambiar el sistema de gestión de la información de la empresa, la cosa todavía es más delicada. Todos hemos oído historias de migraciones fracasadas, desastres contables, caos de gestión y cosas por el estilo, y lo cierto es que siempre es un proceso que conlleva sus riesgos.

Todo inicio de cambio conlleva sus propios riesgos y cuando hablamos de todo un sistema integrado dista bastante de un sistema de ventas, en ninguno de los casos se debe tomar a la ligera, pero implementar un software integrado es hacer que todos los departamentos de una empresa hablen un solo idioma y todo se relacione a un mismo ritmo. La mejor alternativa que recomendamos es de contratar a un profesional que le gestione este cambio, desde el inicio es decir que le realice el estudio sobre el registro de información de las diversas áreas que componen la empres y después en base al informe que pueda armar, recién ahí decidir como usted va a implementar un software integrado disminuyendo significativamente el riesgo de un fracaso.

El caso que usted no contrate a un profesional, permitame aportar unas cuantas recomendaciones para que usted realice la tarea :

El primer paso seria estar preparado para el cambio.

• Contar con un personal preparado, eficiente, con iniciativa y que ponga el interés en querer utilizar el sistema integrado, .muchos .proyectos se han truncado por esta razón, ser.proactivo cuenta mucho para que el proyecto tenga éxito.
• Busque el cambio para usted, muchas veces nos podemos ver cegados por las extraordianrias capacidades de tal y cual solucion, y no ser capaces de analizar si esas caracteristicas realmente son necesarias para nuestra empresa y justifican el cambio

Una vez decididos, el siguiente paso es buscar la solucion adecuada. hay que tener en cuenta tanto lo que necesitamos, como lo que vamos a necesitar.

• Debe ser una solución que permita ampliar las funcionalidades que ofrece, modular a ser posible.
• Que pueda crecer con nuestra empresa. No esperemos encontrar el producto perfecto
• Necesariamente tendremos que cambiar la forma en la que hacemos las cosas para conseguir que el sistema funcione
• Ninguno software se va a adaptar perfectamente a nuestra manera de trabajar

Ya elegida, analicemos su compatibilidad. con relacion a los datos del anterior sistema, se recomienda cerrar un periodo y despues iniciar con saldos iniciales con el nuevo software generalmente entre un sistema y otro hay varias diferencias en la estructura de la base de datos motivo por el cual si en caso se quisiera pasar toda la información del anterior sistema requería un trabajo adicional, organizar y migrar los datos de forma que no se pierdan ni desordenen los procesos
¿Es nuestro hardware y software compatible? Comprueba que los equ  ipos manejarán con soltura esta solución, y que si necesitas software de terceros para funcionar (listados,exportación de datos,etc) sea compatible con el que tienes. Si no es así habrá que valorar los costes de actualizar ambos apartados.

Aun existiendo incompatibilidades, hay que priorizar la funcionalidad del nuevo sistema.

• Es mejor pasar un tiempo trabajando en paralelo con ambos sistemas si es necesario, que optar por una solución compatible que no nos ofrezca todo lo que queremos

Sobre todo en casos de ERP o sistemas de gestión integral, contratar a una consultoria independiente, es dinero bien invertido. Aunque casi todas la soluciones de este tipo suelen disponer de sus propios servicios de consultoria, su objetivo es vender su producto, y para ellos siempre va a ser el mejor para tu empresa .

• Contar con un profesional independiente que estudie sus necesidades
• Te ayude a elegir y supervise la implatación con el equipo de la solucion escogida, es fundamental para garantizar el éxito en estos casos

Creo que son buenos consejos. Nosotros hemos experimentado varias migraciones de sistemas integrados, y les podemos asegurar que, por muy bien que encaje el producto, siempre es un proceso terriblemente complejo y laborioso

Inicie el cambio y adaptese al cambio. Piense en esto: “EL QUE NO SE MUEVE SE MUERE”

Por C. Roberto Maldonado Ortega.

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